Datenschutzinformation für Beschäftigte

Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

Information nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher

Name
ELEMENTAR Gebäudepflege GmbH
Anschrift
Aubinger Allee 54, 81248 München
Telefon
+49 (0)89 748801-0
E-Mail
info@elementar-gebaeudepflege.de
Website
www.elementar-gebaeudepflege.de

Datenschutzbeauftragte

Name
Treuhandstelle für Wohnungsunternehmen in Bayern GmbH, Fachbereich Datenschutz
Anschrift
Stollbergstraße 7, 80539 München
Telefon
+49 89 29 00 20 0
E-Mail
datenschutzberatung@vdwbayern.de

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für die nachfolgend genannten Zwecke erforderlich ist:

Übersicht der Verarbeitungszwecke, typischen Verarbeitungen und Rechtsgrundlagen
Zweck Typische Verarbeitung Rechtsgrundlage
Personalverwaltung und Vertrag Begründung, Durchführung, Änderung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie Personalaktenführung. § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO
Entgelt, Steuern und Sozialversicherung Lohn- und Gehaltsabrechnung, betriebliche Altersversorgung, Versicherungen, Steuern und Meldungen. § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO
Arbeitszeit und Abwesenheiten Erfassung von Arbeitszeit, Urlaub, Dienstreisen, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten. § 26 Abs. 1 und 3 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO; Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO
Arbeitsschutz und Fürsorge Arbeitssicherheit, arbeitsmedizinische Vorsorge, betriebliches Eingliederungsmanagement und Erfüllung von Fürsorgepflichten. § 26 Abs. 3 BDSG; Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO
IT, Kommunikation und Sicherheit Bereitstellung und Verwaltung von Benutzerkonten, Geräten, Fachverfahren, E-Mail und Zugriffsrechten; IT-Sicherheit und Protokollierung. § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO
Organisation, Qualifikation und Entwicklung Einsatzplanung, Ziel- und Personalgespräche, Fortbildungen, Qualifikationen und interne Kommunikation. § 26 Abs. 1 BDSG
Rechtsansprüche und Pflichtverstöße Aufklärung konkreter Pflichtverletzungen oder Straftaten unter den gesetzlichen Voraussetzungen sowie Rechtsverteidigung. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO
Freiwillige Verarbeitungen Zum Beispiel Veröffentlichung von Fotos oder freiwillige Zusatzleistungen, soweit eine wirksame Einwilligung erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; § 26 Abs. 2 BDSG

3. Welche Daten verarbeiten wir?

  • Stamm-, Kontakt-, Familien-, Vertrags- und Organisationsdaten.
  • Entgelt-, Bank-, Steuer-, Sozialversicherungs-, Versorgungs- und Abrechnungsdaten.
  • Arbeitszeit-, Urlaubs-, Abwesenheits-, Reise- und Einsatzdaten.
  • Qualifikations-, Fortbildungs-, Leistungs-, Gesprächs- und Entwicklungsdaten.
  • IT-, Benutzerkonto-, Berechtigungs-, Kommunikations-, Geräte- und Sicherheitsprotokolldaten.
  • Gesundheitsdaten und sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten, soweit für arbeitsrechtliche, sozialrechtliche oder fürsorgebezogene Zwecke erforderlich.
  • Daten zu Pflichtverletzungen, Beschwerden, Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Verfahren.
  • Gegebenenfalls Foto-, Veranstaltungs- und Veröffentlichungsdaten.

4. Woher erhalten wir Ihre Daten?

  • Von Ihnen selbst.
  • Von Vorgesetzten, Personalverantwortlichen und anderen zuständigen internen Stellen.
  • Von Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden, Krankenkassen, Versorgungsträgern, Arbeitsagenturen oder sonstigen Behörden.
  • Von Ärztinnen, Ärzten oder arbeitsmedizinischen Diensten nur im gesetzlich zulässigen Umfang; Diagnosen erhält die Arbeitgeberin grundsätzlich nicht, sofern keine besondere Rechtsgrundlage besteht.
  • Von Fortbildungsanbietern, Versicherungen, Dienstleistungsunternehmen oder öffentlich zugänglichen berufsbezogenen Quellen, soweit erforderlich und zulässig.

5. Wer erhält Ihre Daten?

  • Zuständige Stellen innerhalb der ELEMENTAR, insbesondere Personalverwaltung, Geschäftsleitung, Vorgesetzte, Rechnungswesen und IT – jeweils nur im erforderlichen Umfang.
  • Banken, Steuerberatung, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Versorgungsträger und Versicherungen.
  • Anbieter von Entgeltabrechnung, Personal-, Zeitwirtschafts-, Kommunikations-, IT-, Hosting- und Dokumentendiensten als Auftragsverarbeiter.
  • Arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Dienste, Fortbildungsanbieter sowie sonstige Leistungserbringer.
  • Behörden, Gerichte, Rechtsvertretungen oder Interessenvertretungen, soweit erforderlich und zulässig.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Personal- und Abrechnungsdaten werden während des Beschäftigungsverhältnisses und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert. Bewerbungsunterlagen eingestellter Personen werden, soweit erforderlich, in die Personalakte übernommen. Gesundheits-, BEM-, Zugriffs- und Protokolldaten erhalten jeweils eigene, zweckbezogene Löschfristen und Zugriffsregelungen.

7. Müssen Sie die Daten bereitstellen?

Die für Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie für gesetzliche Pflichten erforderlichen Daten müssen bereitgestellt werden. Ohne sie kann das Beschäftigungsverhältnis nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Einwilligungsbasierte Angaben sind freiwillig und können grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

8. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbarer erheblicher Wirkung findet grundsätzlich nicht statt.

9. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben nach den gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17 und 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit bei automatisierten Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die ELEMENTAR oder an die Datenschutzbeauftragte wenden.

10. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für die ELEMENTAR ist regelmäßig zuständig:

Name
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Anschrift
Promenade 18, 91522 Ansbach
Website
www.lda.bayern.de

11. Aktualität dieser Information

Diese Datenschutzinformation hat den Stand 03.08.2026. Sie wird angepasst, wenn sich Verarbeitungen, Rechtsgrundlagen oder Empfängerkreise wesentlich ändern.

Stand: 01.09.2026